Wie werde ich Gastgeber im Hochschwarzwald?

Alle Informationen zum Umgang mit der KONUS-Gästekarte und den KONUS-Meldescheinen finden Sie auf der Seite der Schwarzwald-Tourismus GmbH

Die Meldescheine bekommen Sie bei der örtlichen Tourist-Information und der Meldestelle der jeweiligen Gemeinde.

Es gibt drei Meldescheinarten: Papiermeldescheine, elektronische Meldescheine und elektronische Meldescheine für Gastgeber mit Hochschwarzwald Card.

Papiermeldescheine werden händisch ausgefüllt. Bei elektronischen Meldescheinen werden die Gastdaten online eingetragen und auf die Meldescheinvorlagen gedruckt. Als Hochschwarzwald Card Gastgeber, aktivieren Sie zusätzlich für Ihre Gäste die Hochschwarzwald Card über ein Terminal.

Wenn Sie von Papiermeldescheinen auf elektronische Meldescheine umstellen möchten, wende Sie sich bitte an die örtliche Meldestelle.

Von der Kurtaxe befreit sind Gäste mit Behinderung von 100% und deren Begleitperson, wenn diese mit einem B im Ausweis dokumentiert ist.
20% Ermäßigung erhalten Gäste mit Behinderung von 70 bis 99% und deren Begleitperson, wenn diese ebenfalls mit einem B im Ausweis dokumentiert ist.
Ebenso werden Geschäftsreisende von der Kurtaxe befreit.

Einen Vordruck des Befreiungsantrags benötigen Sie nur, wenn Sie Ihre Gäste elektronisch melden. Diesen erhalten Sie in Ihrer Tourist-Information. Bei den Papiermeldescheinen genügt es, wenn Sie als Gastgeber die Daten entsprechend in den Bogen mit aufnehmen, und die Konuskarte NICHT aus dem Meldeschein lösen.

Alle Informationen zur KONUS-Gästekarte erhalten Sie hier.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den aktuellen Kurtaxe-Sätzen der einzelnen Gemeinden im Hochschwarzwald. 

Sie sind neuer Gastgeber und erhalten nach Anmeldung Ihrer Unterkunft die ersten Buchungsanfragen. Wie gehen Sie vor?

Folgende Situationen können auftreten:

Ihre Wohnung ist frei:

Sehr gut! Der Gast kann seinen Urlaub bei Ihnen verbringen. Nennen Sie dem Gast den gefragten Zeitraum und die Konditionen zu denen er bei Ihnen übernachten kann. Zählen Sie auf welche Leistungen im Preis enthalten sind und für was ggf. Extrakosten anfallen könnten, beispielsweise wenn Frühstück dazu gebucht werden kann, Hunde extra kosten oder Sie sonstige Leistungen anbieten. Sobald der Gast Ihr Angebot bestätigt hat, können Sie ihm eine Buchungsbestätigung zukommen lassen.

Ihre Wohnung ist belegt:

Sie erhalten eine Anfrage für einen Zeitraum, in dem ihre Wohnung/Zimmer schon belegt ist. In diesem Fall ist zu empfehlen, dem Gast nicht nur für den genannten Zeitraum abzusagen (wiederholen Sie diesen in Ihrer Antwortmail noch einmal), sondern dem Gast alternative Zeiträume zu nennen, in welchem er Urlaub in Ihrer Unterkunft buchen kann. Bestenfalls schicken Sie die ihm Konditionen gleich mit, sodass der Gast Ihr Angebot direkt buchen kann.

Ihre Wohnung ist nicht über den gesamten angefragten Zeitraum verfügbar:

Um den Gast für sich zu gewinnen, nennen Sie ihm Möglichkeiten wie er trotzdem seinen Urlaub bei Ihnen verbringen kann. Er hat zum einen die Möglichkeit seinen Aufenthalt zu verkürzen oder seinen Urlaub zeitlich nach hinten oder vorne (je nach Verfügbarkeit) zu verschieben. Denken Sie daran, die Konditionen für die alternativen Buchungszeiträume mitzuschicken.

Eine Buchungsbestätigung sollte folgende Informationen enthalten:

• Titel: Buchungsbestätigung
• Gebuchte Leistung (Ferienwohnung/Zimmer)
• Zeitraum
• Personenzahl
• Preis (mit den im Preis enthaltenen Leistungen) und Zahlungsart
• Hinweis auf Kurtaxe
• An- und Abreiseregelung
• Hinweis auf AGBs

Hier finden Sie eine beispielhafte Buchungsbestätigung der Hochschwarzwald Tourismus GmbH zum Download:

 BSP Buchungsbestätigung  (pdf - 74,78 kB)

Außerdem empfehlen wir…

… bei frühzeitigen Buchungen eine Vorauszahlung von 10-30% des Gesamtpreises zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung muss in der Buchungsbestätigung kommuniziert werden.

… eine Kaution zu verlangen, um im Fall von Beschädigungen in der Unterkunft darauf zurückgreifen zu können. Diese muss erst am Tag der Anreise bezahlt werden und wird nach Abreise zurückerstattet, wenn bei der Übergabe keine Schäden aufgefallen sind. Hier sind 100 bis 300 Euro üblich, der exakte Betrag sollte sich nach der Größe und dem Inventar der Unterkunft richten. Die Höhe der Kaution muss ebenfalls in der Buchungsbestätigung festgehalten sein.

… die Stornobedingungen in den Geschäftsbedingungen bzw. Gastaufnahmebedingungen zu verankern. So besteht im Fall einer Stornierung Rechtssicherheit. Empfehlenswert ist es, dem Mieter zusätzlich eine Reiserücktrittsversicherung anzuraten.

Notwendige Informationen (AGBs)

Hier finden Sie unsere Gastaufnahmebedingungen.

Die Buchungsbestätigung ist verschickt und der Anreisezeitpunkt mit den Gästen abgeklärt. Gerne geben wir Ihnen Vorschläge für die Vorbereitungen und den Empfang der Gäste an die Hand.

 Checkliste für die Anreise von Gästen

• Die Wohnung/das Zimmer vorbereiten (eine Infomappe mit den wichtigsten Informationen zur Unterkunft und der Destination sollte ausliegen)
• Meldescheine mit den bereits bekannten Gästedaten ausfüllen
• die Hochschwarzwald Card ausstellen (bei Partnerbetrieben)

Check In & Schlüsselübergabe

• Die Gäste bei Anreise willkommen heißen
• Bei Ferienwohnungen/Privatzimmern:
  Gemeinsame Wohnungsbesichtigung und Hinweis auf Besonderheiten geben 
  (z.B. Bezahlung, Kaution, Mülltrennung, Hinweis auf Hausregeln, …)
• Besprechung der Abreisedetails

Hinweise auf die Infomappe

Gerne können Sie eine allgemein gültige Infomappe gegen eine Gebühr von 14,50 € über Ihre örtliche Tourist-Information beziehen.

Was mache ich, wenn...